Quando lavorare ancora al progetto significa rimandarlo
Quando pensiamo alla procrastinazione tendiamo a immaginare una situazione tipo dovresti preparare una presentazione e invece stai guardando video di gattini su Instagram. Sarebbe quasi comodo se funzionasse sempre così.
La procrastinazione professionale può essere molto più raffinata, soprattutto quando riguarda un progetto importante per te. Puoi rimandare qualcosa continuando a lavorarci sopra e, proprio per questo, avere molta più difficoltà a rendertene conto.
Vuoi lanciare un nuovo servizio, ma prima decidi di rivedere la pagina del sito. Già che ci sei, ti accorgi che anche il profilo LinkedIn potrebbe essere aggiornato. Nel frattempo leggi un articolo che ti suggerisce uno strumento interessante per gestire le prenotazioni e pensi che sarebbe utile provarlo. Poi scopri un corso che potrebbe aiutarti a migliorare proprio una delle competenze legate a quel servizio e, visto che ormai hai aspettato tanto, tanto vale arrivare al lancio davvero preparato.
Sono tutte attività ragionevoli, alcune potrebbero effettivamente essere utili. Ma sono davvero necessarie per poter partire?
Se ogni volta che ti avvicini al momento di mostrare il tuo lavoro agli altri compare una nuova attività indispensabile, forse vale la pena osservare con un po’ più di attenzione cosa sta succedendo.
Il perfezionismo è bravissimo a sembrare professionalità
Lavorare bene e avere standard elevati è sacrosanto. Se vendi un servizio deve essere strutturato, se proponi un prodotto deve funzionare, se un cliente paga per qualcosa deve ricevere un valore coerente con ciò che gli hai promesso.
Il problema ce l’hai se continui a spostare la soglia che definisce ciò che per te è abbastanza buono.
All’inizio avevi deciso che avresti lanciato il progetto appena terminato il sito. Il sito è pronto, ma riguardandolo pensi che sarebbe meglio fare delle fotografie nuove. Arrivano le fotografie e ti accorgi che la presentazione del servizio potrebbe essere più chiara. Riscrivi tutto e nel frattempo vedi cosa sta facendo un concorrente, così cominci a chiederti se la tua proposta sia davvero abbastanza completa. Passano altri quindici giorni e ti viene un’idea nuova, molto bella, fighissima. E quindi via a rivedere tutto da capo.
Se sei un creativo questo meccanismo può diventare particolarmente insidioso, perché generare idee e immaginare possibilità fa parte del tuo modo di lavorare. Rischi però che il tuo progetto smetta di avere un confine e tu vada avanti a lavorarci all’infinito.
Finché non lanci, nessuno può dirti che hai sbagliato
Dietro il perfezionismo spesso c’è anche una questione meno organizzativa e decisamente più scomoda: la paura.
Finché il progetto rimane nel tuo computer è ancora completamente sotto il tuo controllo. Puoi immaginarne il potenziale, puoi perfezionarlo, puoi pensare a quanto funzionerà bene quando finalmente sarà pronto.
Nel momento in cui lo presenti agli altri, invece, perdi una parte di quel controllo e lo sottoponi al feedback degli altri.
Un cliente potrebbe dirti che si aspettava qualcosa di diverso, potresti scoprire che il prezzo che avevi immaginato non funziona, potresti ricevere una critica da un competitor. Oppure potresti pubblicare la cosa a cui lavori da mesi aspettandoti squilli di tromba, coriandoli, bonifici e folle in delirio e ottenere in risposta tre like, uno dei quali di tua madre.
E quando quel progetto conta molto per te, queste reazioni fanno paura.
Così il perfezionamento può diventare una zona molto rassicurante in cui restare. Ti permette di occuparti del progetto senza affrontare ancora il giudizio degli altri. Ma se vuoi capire davvero se la tua idea funziona, prima o poi devi permettere alla realtà di risponderti.
“Devo solo studiare ancora un po’”
Tra le forme più eleganti di procrastinazione c’è sicuramente la formazione.
Hai deciso di offrire un nuovo servizio, ma senti che ti manca qualcosa. Compri un libro, segui un webinar, ti iscrivi a un corso. Durante il corso scopri altri argomenti che sarebbe interessante approfondire e quindi aggiungi un podcast alla tua lista, salvi tre newsletter e acquisti un altro libro. A quel punto hai accumulato talmente tanto materiale da studiare che il progetto potrebbe tranquillamente andare all’università al posto tuo.
Formarsi e aggiornarsi sono attività fondamentali per un professionista e sarebbe assurdo sostenere il contrario. Ma quando lo studio diventa una scusa per rimandare continuamente il momento in cui dovrai mettere alla prova ciò che hai imparato, questa attività sembra meno nobile.
C’è sempre un’altra competenza che potresti acquisire e ci sarà sempre qualcuno che sa fare qualcosa meglio di te. Se aspetti di sentirti preparato su qualsiasi eventualità prima di lanciare un progetto, rischi di aspettare parecchio.
Inoltre, alcune cose puoi impararle soltanto facendole.
Puoi leggere dieci libri su come costruire un workshop, ma sarà il primo gruppo di partecipanti a mostrarti quali spiegazioni funzionano davvero. Puoi progettare nei minimi dettagli un servizio di consulenza, ma saranno i clienti a farti quelle domande a cui non avevi minimamente pensato. Puoi studiare per mesi la strategia perfetta per una newsletter, ma finché non cominci a inviarla non saprai quali argomenti interessano maggiormente alle persone che ti leggono.
Arriva quindi un momento in cui devi alzare il naso da quel libro e provare.
La prima versione ha il diritto di essere una prima versione
Nella frase di Hoffman c’è una parola che secondo me merita più attenzione di “vergogni” ed è prima.
Spesso lavoriamo alla prima versione di un progetto pretendendo da lei la maturità che potrebbe avere dopo anni di esperienza, feedback e miglioramenti.
Prova a pensare a qualcosa che fai da molto tempo. Sicuramente il modo in cui lo gestisci oggi è non identico a quello della prima volta, probabilmente è molto più avanzato.
Hai modificato procedure, imparato a prevedere alcuni problemi, eliminato passaggi inutili, aggiunto strumenti, cambiato il modo in cui comunichi con i clienti. Alcuni cambiamenti saranno arrivati perché hai studiato, altri perché hai sbagliato, altri ancora perché qualcuno ti ha fatto una domanda che ti ha costretto a ripensare una parte del tuo lavoro. La competenza si costruisce anche così.
Decidi prima quando il progetto sarà abbastanza pronto
Uno dei motivi per cui un progetto continua a trascinarsi è la mancanza di un criterio chiaro per stabilire quando sia finito. “Quando sarà fatto bene” non è un criterio particolarmente utile. Come capirai che è fatto abbastanza bene?
Se non stabilisci prima una risposta, potrai sempre trovare qualcosa da sistemare. E se hai una certa propensione al perfezionismo, la troverai. Fidati.
Prima di entrare nella fase finale prova quindi a definire quali condizioni devono essere soddisfatte perché tu possa lanciare. Puoi chiederti quali elementi sono indispensabili perché il cliente riceva ciò che prometti, quali aspetti devono funzionare senza problemi e quali dettagli possono invece essere migliorati in un secondo momento.
Può essere utile dividere ciò che hai ancora da fare in tre categorie:
- indispensabile per il lancio;
- utile, ma può aspettare;
- idea interessante da valutare in futuro.
Quando ti viene un’altra fantastica idea a tre giorni dalla pubblicazione, invece di smontare tutto puoi metterla nella lista delle evoluzioni future.
“Lanciare il progetto” non può stare nella tua to do list
C’è un altro aspetto organizzativo che può favorire la procrastinazione: trattare un progetto come se fosse un’attività. Se nella tua to do list compare da settimane la voce “lanciare nuovo servizio”, non mi stupisce che tu continui a rimandarla.
Un progetto contiene molte azioni diverse e, quando continuiamo a guardarlo nella sua interezza, rischia di sembrarci talmente impegnativo da farci preferire qualsiasi altra cosa.
È molto più facile rispondere a cinque email, sistemare una fattura e prenotare una riunione. Sono attività chiare, circoscritte e ci danno anche la piacevole soddisfazione di mettere una spunta.
Un progetto importante, invece, va scomposto fino a trasformarlo in attività abbastanza concrete da poter essere inserite in agenda.
Per esempio, “lanciare il nuovo servizio” potrebbe diventare definire cosa comprende l’offerta, stabilire il prezzo, scrivere il testo della pagina, preparare il sistema di prenotazione, testare il processo con una persona, raccogliere il feedback, apportare le correzioni necessarie e pubblicare.
A quel punto non hai più davanti una massa indistinta di lavoro. Hai un percorso visibile che ti aiuta a capire dove sei, cosa manca e soprattutto qual è il prossimo passo.
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Dai al progetto una data vera
C’è una frase che sento spesso: “Lo lancerò quando sarà pronto”. Il problema è che San Pronto non ha un onomastico sul calendario calendario.
Se non hai una scadenza esterna, devi crearne una tu. E deve essere abbastanza concreta da costringerti a prendere delle decisioni. “Entro ottobre” lascia parecchio spazio di manovra. “Il 15 ottobre pubblico la pagina del servizio” ti obbliga invece a capire cosa deve succedere prima di quella data.
A quel punto puoi lavorare a ritroso. Quanto tempo ti serve per scrivere i contenuti? Devi aspettare qualcosa da un collaboratore? Vuoi far testare il servizio a qualcuno? Quanto margine vuoi lasciare per gli imprevisti?
Soprattutto, cosa sei disposto a eliminare se ti accorgi che il tempo non basta? Una deadline serve anche a questo: ti costringe a distinguere ciò che conta davvero da ciò che continui ad aggiungere perché sarebbe bello averlo.
Senza un confine puoi impiegare una giornata intera a scegliere un’immagine. Quando sai che alle 18 ti eri ripromesso di chiudere quella parte del progetto, improvvisamente scopri che tre ore di ricerca su banca immagine forse non cambieranno le sorti della tua carriera.
Chiediti cosa stai cercando di evitare
Quando ti accorgi che stai rimandando ancora il lancio, prova a evitare di partire immediatamente con un’accusa del tipo “Ecco, sto procrastinando di nuovo”. Cazziarsi non serve, è molto più utile è cercare di capire perché stai rimandando.
Hai individuato un problema concreto?
Ti manca davvero una competenza necessaria?
Il progetto ha una falla che potrebbe creare difficoltà al cliente?
Hai sottovalutato il tempo necessario?
Stai cercando di evitare un giudizio?
Leggi anche Le tre scuse per procrastinare dei professionisti creativi.
Magari hai paura di esporti, che nessuno compri, che qualcuno giudichi il prezzo troppo alto o il progetto poco interessante. Oppure temi esattamente il contrario: che funzioni e che a quel punto tu debba davvero gestirlo.
Capire cosa ti blocca ti permette di intervenire sul problema reale: se manca una competenza indispensabile, puoi formarti o chiedere supporto a qualcuno; se il progetto è troppo grande, puoi ridimensionarlo; se hai bisogno di un feedback, puoi creare un piccolo test; se il problema è il timore del giudizio, mettitela via, solo chi non fa non viene criticato.
Coinvolgi le persone che vuoi aiutare
Puoi dedicare mesi a immaginare ciò che vorranno i tuoi clienti, ma finché il progetto resta chiuso nel tuo computer stai lavorando principalmente su ipotesi. Magari sei convinto che una determinata caratteristica del servizio sia fondamentale e poi scopri che nessuno la considera particolarmente importante oppure hai liquidato come secondario un dettaglio che per i clienti fa una differenza enorme.
È normale perché tu guardi il progetto dall’interno, con le tue competenze, loro lo vedono dall’esterno, con i loro bisogni. Ricorda che stai creando quel servizio per loro, non per te. Ed è a loro che devi chiedere se quello che stai creando li aiuterà con le loro difficoltà.
Individua alcuni clienti – reali o potenziali – a cui puoi chiedere feedback sinceri e costruttivi, spiega loro che stai lanciando qualcosa di nuovo, che vuoi essere sicuro che sia qualcosa che potrebbe essere utile per loro. Questo focus group ti permetterà di uscire dal circuito infinito del perfezionismo e cominciare a basare le modifiche su informazioni concrete.
Tra qualche anno potresti guardare la prima versione del tuo progetto e pensare imbarazzato: “Mamma mia, davvero facevo così?”. Significa che sei cresciuto.
